將紙質文件掃描成電子版有兩種方法，一種是去打印店使用打印機進行掃描，另一種是拍照后利用QQ的圖片識別文字功能轉換成電子版。電子版文件指的是將紙質文檔內容通過計算機軟件如word、Excel、PP、CAD、photoshop、H5等進行編輯，生成可以通過郵件、U盤、網絡或其他傳送方式傳送的文件。在網絡上，PDF已經成為一種常用的文件格式，許多知名網站提供PDF格式的下載申請表格和文檔（例如托福網站的模擬試題）。PDF的中文譯名為“便攜式文檔格式（Portable Document Format）”，這種文件格式的一個重要特點是可以在文檔中內嵌字體，并且保留文檔的原貌，因此可以在不同的操作系統和語言平臺之間進行傳輸，版面也會保持整齊一致，不像Word文檔那樣由于版本不同而導致格式差異。